Zgłoś uwagi
Pokaż spis treści
Wróć do informacji o e-podręczniku
Intro Źródło: Christian Schnettelker, licencja: CC BY 2.0.
ILUSTRACJA: Intro
Christian Schnettelker, licencja: CC BY 2.0

Codziennie spotykamy się z tekstami urzędowymi. Nie zawsze są one łatwe w lekturze. Trudniej również je poprawnie przygotować. Styl urzędowy odznacza się z reguły bardzo sformalizowanymi zapisami, przypisami i odsyłaczami do dokumentów prawnych oraz użyciem wielu bezosobowych wypowiedzeń.

Już wiesz

Wynotuj z dowolnych dokumentów urzędowych sformułowania, które uznasz za najbardziej charakterystyczne dla komunikacji urzędowej.

Cechy stylu urzędowego

Trudno czytać i pisać teksty urzędowe! Jednak trzeba znać najważniejsze gatunki wypowiedzi administracyjnych, aby sprawnie poruszać się w urzędach (instytucjach społecznych i miejscach publicznych) i łatwiej docierać do ważnych informacji.

Styl urzędowy należy do najtrudniejszych wzorców komunikacyjnych z kilku powodów:

  • Po pierwsze – jest bardzo sformalizowany (inaczej – skonwencjonalizowany), co oznacza, że teksty administracyjne mają swoje szablony, które trzeba odczytać, a przede wszystkim zastosować, jeśli chcemy wyrazić ważne informacje prawne.

  • Po drugie – dość uproszczona jest jego szata słowno‑stylistyczna. Dominują fachowe terminy prawne, długie zdania, a przede wszystkim konstrukcje wyrażające zakazowo‑nakazowy typ wypowiedzi (np. „wolno” – „nie wolno”; „dopuszcza się” – „zabrania się”).

  • Po trzecie – w wielu zdaniach brakuje osobowych form czasowników, co sprowadza się do tego, że najczęściej pisze się o rzeczach, sprawach, okolicznościach – mniej o ludziach. Jest to zatem wzorzec pisania odmienny od komunikacji codziennej lub medialnej, w której centrum znajduje się człowiek i jego działania, a na planie drugim są rzeczy, sprawy i okoliczności.

Jakie ponadto cechy charakteryzują język urzędowy?

1) Zbiór szablonowych gatunków, których nie można swobodnie zmieniać, ponieważ komunikacja administracyjna powinna być precyzyjna i powszechnie znana. Do tych wzorców należą takie terminy, jak: podanie,zarządzenie,obwieszczenie, protokół,uchwała, oświadczenie, także życiorys i jego współczesny wariant CV.

2) Zbiór licznych cytatów i odsyłaczy do tekstów prawnych (tzw. podstawa prawna), którym towarzyszą skróty i skrótowce (np. na podst. zarz. nr 14/ 2010; zgodnie z Dz.U. 14/ 99; na podst. art. 4 & 7 kc).

3) Bardzo długie zdania i wyliczenia (często z cytatami z ustaw i kodeksów prawnych) oraz specjalistyczne słowa z języka prawnego.

4) Przewaga równoważników zdań lub sformułowań, za którymi nie pojawia się nadawca (autor) tekstu – są to słowa typu: „wolno”, „nie wolno”, „jest zakazane”, „można”, „uprasza się”, „prosi się” itp.

Kiedy używamy stylu urzędowego?

Wydawałoby się, że tekstami urzędowymi posługujemy się wyłącznie w pracy oraz w życiu dorosłym. To prawda. W życiu szkolnym jednak pojawiają się również ważne dokumenty, za których treść jesteśmy odpowiedzialni, gdy składamy własnoręczny podpis. Dlatego tak ważne jest, abyśmy znali najważniejsze, codzienne wzorce komunikacji administracyjnej, zanim ich treść potwierdzimy własnoręcznym podpisem.

Najważniejszym dokumentem, z którym spotykamy się w administracji, jest podanie. Jest to oficjalna prośba, którą kierujemy do urzędu, sekretariatu instytucji (w tym szkoły). Niekiedy możemy się posłużyć przygotowanym przez instytucję szablonem (gotowym formularzem), częściej jednak w wielu sprawach trzeba użyć samodzielnie zredagowanego podania. O czym więc warto pamiętać? Oto najważniejsze wskazówki:

Wskazówka
  • Podanie – to nazwa gatunku urzędowego, więc powinna się pojawić jako tytuł dokumentu. Każdy dokument urzędowy ma swą nazwę, np. odwołanie, usprawiedliwienie, upoważnienie.

  • W komunikacji urzędowej nie jesteśmy anonimowi – musimy zapisać nasze dane adresowe w lewym górnym rogu oraz zamieścić informacje o odbiorcy (powinna to być pełna nazwa urzędu lub instytucji) – zob. poniższy wzór.

  • Podanie często zostawiamy w sekretariacie lub przesyłamy pocztą, powinno więc zawierać formuły grzecznościowe (np. „Proszę o…”, „Zwracam się z prośbą…”, „Z wyrazami szacunku”).

  • Zwykle w podaniu prosimy o coś, a zatem musimy uzasadnić wybór sprawy, przedstawić jej okoliczności (np. za pomocą formuły: „Prośbę swoją motywuję tym, że…”).

  • Podanie możemy napisać lub zredagować za pomocą edytora tekstowego. Warto pamiętać, że w tekstach administracyjnych obowiązuje odpowiednia czcionka (np. typu Arial) – nie wolno więc swobodnie używać liter ozdobnych lub charakterystycznych dla tekstów specjalnych.

Popatrzmy na wzór podania – oprócz treści ważna jest jego kompozycja. Każda część podania ma swoje kluczowe słowa lub formułki wyrazowe.

Wzór podania
Contentplus.pl sp. z o.o., Wzór podania, licencja: CC BY 3.0

Zadaniowo

Ćwiczenie 1
Ćwiczenie 2
Ćwiczenie 3
Ćwiczenie 4

Opierając się na poniższym wzorze, napisz samodzielnie podanie do władz swojej miejscowości, w którym poprosisz o zbudowanie/remont ścieżek rowerowych.

lub

Napisz samodzielnie podanie do Dyrektora swojej szkoły, w którym poprosisz o udostępnienie sali gimnastycznej na imprezę kulturalną (zabawę itp.).